Gezocht: stafmedewerker zakelijk beheer

Werkplaats immaterieel erfgoed

Werkplaats immaterieel erfgoed is gangmaker voor het borgen van levend erfgoed in Vlaanderen. We zetten de diversiteit aan kleine en grote gebruiken in de samenleving vandaag in de kijker, en versterken ze in hun kracht. We vormen een draaischijf voor de vele betrokkenen die immaterieel erfgoed van toekomst willen verzekeren: de erfgoedgemeenschappen, het erfgoedbeleid, de erfgoedsector, én de groeiende groep mensen en organisaties vanuit andere maatschappelijke invalshoeken. We werken in Vlaanderen en Brussel, en netwerken internationaal. We schakelen daarbij doorlopend tussen het brede veld en het zich ontwikkelend beleid. 

Doel van de functie

Als stafmedewerker zakelijk beheer geef je mee vorm aan de duurzame, gedeelde en transparante werking van de Werkplaats. Dit doe je in nauwe samenwerking met de directeur en de collega die instaat voor administratie en logistieke ondersteuning. Je bent mede verantwoordelijk voor het personeels- en financieel beleid, ondersteunt diverse planningsprocessen, rapportages en het algemeen beheer van de vzw. Je waarborgt de zakelijke kwaliteit en continuïteit, altijd met een scherp oog voor inclusie en duurzaamheid.

Kernverantwoordelijkheden

1. Een duurzaam en gedeeld vzw-beheer realiseren

• Je waakt mee over het transparant en participatief beheer van de vzw, met toepassing van de Bestuurscode Cultuur en in overeenstemming met de principes van de UNESCO 2003 Conventie.
• Je bereidt algemene en bestuursvergaderingen inhoudelijk en administratief voor, en volgt de genomen beslissingen nauwgezet op.
• Je beheert en actualiseert interne documenten en processen (GDPR, juridische documenten, archief, huisvesting, intern beleid...).
• Je zet de principes van duurzaam organiseren om in concrete acties op vlak van People, Planet, Prosperity, Peace & Partnerships.
• Je werkt mee aan de digitale maturiteit van de organisatie en begeleidt digitaliseringsprocessen i.k.v. administratie, samenwerking en transparantie.
• Je draagt bij aan de verzelfstandiging en zakelijke ondersteuning in de verdere ontwikkelingen van o.m. FLAME - European Centre for the Safeguarding of Living Heritage, Ambacht in Beeld Festival, …
• Je begeleidt mee de planning en evaluatie van de werking - zowel intern als voor externe stakeholders, met oog op een veranderingsgerichte werking en op monitoring.

2. Een kwalitatief en lerend personeelsbeleid voeren

• Je verstevigt en implementeert een integraal personeelsbeleid, en stuurt dit bij wanneer nodig.
• Je stimuleert een lerende organisatiecultuur en ondersteunt teamleden bij individuele en gezamenlijke vormingstrajecten.
• Je begeleidt en ondersteunt mee de jaarlijkse functionerings- en evaluatiegesprekken, met aandacht voor welzijn en talentontwikkeling.
• Je ondersteunt het team in hun gedeelde verantwoordelijkheid i.k.v. de horizontale werking en projectverdeling per strategische doelstelling.
• Je coördineert de inzet en begeleiding van vrijwilligers en freelancers binnen de Werkplaats.

3. Een stevig en integer financieel beleid hanteren

• Je beheert de analytische boekhouding van de vzw en bent verantwoordelijk voor het opvolgen van het financiële overzicht per project, partner of werkingslijn. Je staat in voor globaal budgetbeheer en begrotingen.
• Samen met de boekhouder en administratief medewerker tref je de voorbereiding voor de jaarrekening.
• Je bereidt de financiële rapporten voor richting overheid, Bestuur/Algemene Vergadering en andere stakeholders.
• Je ondersteunt de andere medewerkers bij fondsenwerving en projectontwikkeling (Vlaams, internationaal, thematisch...).
• Je ziet erop toe dat de Werkplaats zorgvuldig en verantwoord met publieke middelen omgaat.

Profiel

Kennis en ervaring

• Je beschikt over een diploma hoger onderwijs of gelijkwaardige ervaring, bij voorkeur in een relevante richting (bv. cultuurmanagement).
• Je hebt ervaring met vzw-beheer, bestuursprocessen, financieel management en personeelszorg.
• Je bent sterk vertrouwd met zakelijke en administratieve processen binnen de (socio-)culturele sector.
• Ervaring met of kennis van duurzaamheidsbeleid, participatief werken en inclusieve organisatieontwikkeling is een sterke plus.
• Troef: je kent of leert snel de beleidscontext rond immaterieel erfgoed, de UNESCO 2003 Conventie en het Vlaamse erfgoedbeleid.

Vaardigheden

• Je bent planmatig, nauwkeurig en administratief sterk.
• Je kan strategisch denken én pragmatisch uitvoeren.
• Je communiceert helder en correct, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig maar ook verbindend binnen een horizontale teamstructuur.
• Je hebt gevoel voor teamdynamiek en mensen, en begeleidt collega’s en vrijwilligers met respect en betrokkenheid.
• Je hebt een ethisch en duurzaam kompas in al je handelen.
• Je bent digitaal vaardig (Office, boekhoud- of CRM-pakketten, digitale samenwerkingsplatformen).

Talenkennis

• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van het Engels is een pluspunt, zeker voor internationale rapportering of projectontwikkeling.

Ons aanbod

• Een 4/5de contract (optie voltijds) van onbepaalde duur. Verloning binnen barema PC 329.012, met anciënniteit.
• Een groepsverzekering, een eindejaarspremie (conform cao PC 329.012), gratis woon-werk verkeer met het openbaar vervoer, maaltijdcheques. 
• Een warm, uitdagend en dynamisch team, binnen een duurzame organisatie met een kloppend hart voor erfgoed in divers en inclusief samenleven.  
• Veel verantwoordelijkheid, maar ook veel flexibiliteit. 
• Steeds een luisterend oor en ondersteuning. 
• Wij hebben oog voor jouw groeikansen en vormingsnoden. 
• Een fijne uitvalbasis in Cité des Associations, op 10 min wandelafstand van Brussel-Zuid. 

Solliciteren?

Wij ontvangen graag je persoonlijke motivatie & CV! Stuur dit ten laatste op 6 september 2026 naar solliciteren@werkplaatsimmaterieelerfgoed.be t.a.v. Kia Tsakiridis. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden in de loop van de week van 21 september 2026 in Brussel. Voor geselecteerde kandidaten volgt een thuisopdracht en een tweede gesprek.

Dit zou altijd & overal vanzelfsprekend moeten zijn, maar voor de zekerheid: deze functie staat open voor iedereen! Werkplaats immaterieel erfgoed voert een gelijke-kansen- en diversiteitsbeleid en werft aan op basis van competenties, ongeacht leeftijd, gender, afkomst, levensvisie of functiebeperking.