Documenteren

HERKENNEN EN VERZAMELEN

benoemen - in kaart brengen – registreren – documenteren – waarderen - verwerven - selecteren – herbestemmen 

Wat? 

Documenteren van immaterieel erfgoed is informatie verzamelen en bijhouden over die praktijk. 

Er bestaat een heel gamma aan informatiedragers. Sommige ontstaan spontaan binnen een proces, zoals scheepslogboeken, maquettes van gebouwen, filmpjes op je smartphone, krantenartikels, persoonlijke dagboeken of schetsboeken, foto’s op Facebookpagina’s en zo meer. Die blijken nadien ook gebruikt te kunnen worden om een praktijk te documenteren. Andere informatiedragers worden gemaakt met de bewuste bedoeling om te documenteren. Daarbij kan je denken aan handleidingen, interviews, fotoreportages, knipselcollecties, audiovisuele opnames, een kunstopdracht en ga zo maar verder. Documenteren als borgingsmaatregel is een bewust proces. Het vraagt wat reflectie, soms zelfs bewustwording. Welke informatie vindt men belangrijk om vast te leggen en te delen? Wat daarvan wil men ook voor langere tijd bewaren (zie later ook bewaren)? Documenteren kan dan helpen om de kennis over de eigen immaterieel-erfgoedpraktijk verder te verdiepen, te verklaren en te delen. 

Hoe documenteren?  

Documenteren als borgingsmaatregel vraagt dus bewuste keuzes over welke informatie men wil verzamelen en bijhouden. Informatiedragers die eerst spontaan ontstonden, kunnen zo mee een plek krijgen naast bewust gemaakte bronnen. 

Je kan een of meer deelaspecten van je immaterieel-erfgoedpraktijk documenteren:  

• diverse beoefenaars en betrokkenen; 

• verschillende activiteiten en handelingen; 

• evoluties en invloeden; 

• betekenissen, waarden en sfeerbeelden; 

• verschillende perspectieven op het immaterieel erfgoed; 

• … 

Omdat immaterieel erfgoed voortdurend in beweging en verandering is, kan documenteren een momentopname zijn (bv. verslag van een bestuursoverleg), maar het kan ook een langdurig proces zijn om de evoluties vast te leggen (bv. jaarlijkse fotoreportage). 

Er kunnen dus meerdere interesses en benaderingen zijn om met het documenteren aan de slag te gaan. Bespreek dit dus zeker zodat iedereen die betrokken is bij het documenteren zeker weet waarover je precies praat. 

De perspectieven van erfgoedbeoefenaars en erfgoedbeheerders kunnen elkaar daarbij mooi aanvullen. Ze kunnen elkaar bevragen en zo elkaar doen stilstaan bij wat vanzelfsprekend lijkt. Wat voor de ene logisch lijkt om te documenteren, is dat voor de ander nog niet. Details die onbelangrijk lijken worden zo toch plots betekenisvol. En het biedt kansen om de (soms stilzwijgende) waarden en betekenissen van praktijken aan de oppervlakte te krijgen. 

Erfgoedorganisaties kunnen op meerdere manieren met erfgoedbeoefenaars aan de slag gaan rond het documenteren van immaterieel erfgoed. Zo kunnen erfgoedorganisaties mee nadenken en zoeken naar een goede manier om de immaterieel-erfgoedpraktijk te documenteren. Men kan leren van elkaars manier om informatie te bundelen en te systematiseren. Het is ook goed om samen stil te staan bij een aantal vragen zoals 

• Welke aspecten mag men documenteren en welke misschien liever niet? 

• Welke mensen laat je aan het woord om de verschillende perspectieven aan bod te laten komen? 

• Wat doe je met visies of ervaringen die botsen? 

• In welke mate kan en mag je de resultaten van het documenteren delen? 

• En met wie mag je die resultaten delen? 

Erfgoedorganisaties kunnen helpen bij het creëren van transparantie over de betekenis en gevolgen van verschillende rechten (bv. GDPR, auteursrechten). De vragen rond rechten zijn in ieder geval belangrijk wanneer een erfgoedbeheerder samen met erfgoedbeoefenaars wil documenteren of reeds opgebouwde documentatie opneemt. Zo zou een vereniging ervoor kunnen kiezen om vergaderverslagen over te dragen aan een archief om die daar beter te laten bewaren. Maar dat wil nog niet zeggen dat de vereniging het prettig vindt dat elke onderzoeker daar inzage in krijgt. Een vereniging kan foto’s van bijeenkomsten in bewaring geven aan een erfgoedbewaarder. Als die organisatie daarna de foto’s opneemt in een online database, dan kunnen onderzoekers met zoekmachines en artificial intelligence mensen in de foto’s beginnen identificeren. Gaan alle geportretteerden daarmee akkoord? Een museum dat een documentaire laat maken over een traditie, beschikt op het einde over een montage, maar ook over een hoeveelheid ruw materiaal. Mag ook dat ruwe filmmateriaal ergens opgeslagen worden? En wie heeft dan die hard copy: de documentairemaker, het museum, een of meerdere erfgoedbeoefenaars, …? Naast het formuleren van die rechten in functionele afsprakenkaders of overeenkomsten, kunnen erfgoedorganisaties ook breder informeren over de betekenis en impact van rechten zodat erfgoedbeoefenaars het bredere gamma aan mogelijkheden kent en daar bewuste keuzes in kunnen nemen. Zo krijgen zij de kans om nog beter ruimte te creëren voor hun belangen. 

Documenteren levert documentatie op die kan bijdragen aan het borgen van immaterieel erfgoed. Erfgoedbeheerders kunnen meestal goede bewaaromstandigheden bieden voor die documentatie. Via databeheer kan je nadien al die bronnen terug vinden. Het kan dus interessant zijn voor erfgoedbeheerders om daarvoor samen te werken. Daarbij zijn goede afspraken nodig over de toegankelijkheid van het documentatiemateriaal. Krijgen de erfgoedbeoefenaars prioritair toegang tot de documentatie over hun praktijken? Behouden zij hun rechten wanneer er archiefbestanden of collecties herschikt of afgestoten worden? Op welke manier kan men ethisch omgaan met contactgegevens (bv. GDPR-regelgeving), auteursrechten, gebruiksrechten en eigendomsrechten? 

Waarom documenteren?

Als mensen hun immaterieel-erfgoedpraktijk documenteren, dan doen ze dat veelal vanuit een interne logica. Tijdens het documenteren, illustreren ze en leggen ze vast wat zij belangrijk vinden. Zowel de soort bronnen als de manier waarop ze die bundelen en ordenen vertelt iets over de beoefenaars en hun immaterieel-erfgoedpraktijk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het documenteren van de spirituele betekenis van een Mariabeeld, de functie van een ontwerpschets van een architect of de emotionele waarde van het clublied van voetbalsupporters. Meer dan eens is dat vastleggen niet het doel op zich. Ze documenteren om te kunnen delen, zichtbaar maken, sensibiliseren, promotie voeren, contextualiseren, doorgeven, gebruiken tijdens een workshop of opleiding, … De keuze van dit doeleinde bepaalt mee welke informatie ze bewaren en hoe ze die structureren. 

Als erfgoedbeoefenaars en -betrokkenen documentatie toevertrouwen aan een erfgoedorganisatie dan dragen ze dus niet alleen de zorg voor de informatiedragers over, maar ook voor de bijbehorende praktijken, waarden en betekenissen. Erfgoedorganisaties krijgen de rol van ‘custodian’ met de verwachting om voor erfgoed te zorgen als een goede ouder. Dus niet alleen de zorg voor het materiële (of digitale) erfgoed telt mee, maar ook de rollen die deze kunnen spelen voor (de dynamiek van) de immaterieel-erfgoedpraktijk. 

Documenteren krijgt bij verschillende erfgoedorganisaties een andere status. Archieven geven documentatie doorgaans na ontvangst de status van archiefbestand. In bibliotheek is het vaak eerder een thematische (deel)collectie. En in een museum gaat het geregeld om contextinformatie bij een object of deelcollectie. 

Voor erfgoedbeheerders past het dus vaak in een collectiebeleid (of verzamelbeleid). Kan de documentatie iets vertellen over hun kernthema’s, een deelcollectie of een object? In veel gevallen zijn de materiële dragers (archiefbestanden, publicaties, objecten) het vertrekpunt van hun werking. Erfgoedbeheerders maken de resultaten van het documenteren daarbij geregeld nadien tot bron of object. In andere gevallen is het voor erfgoedorganisaties interessant om immaterieel erfgoed te documenteren om de context en evoluties te begrijpen. Daarmee kunnen ze het erfgoed ook genuanceerd en mooi in een presentatie (bv. tentoonstelling, documentaire) tonen. Meestal kijken erfgoedorganisaties daarmee naar immaterieel-erfgoedpraktijken met een externe blik: hun betrokkenheid is niet altijd dezelfde als deze van erfgoedbeoefenaars. Organisaties kunnen daarnaast zeker ook inzetten op het sensibiliseren, informeren en/of begeleiden van erfgoedbeoefenaars en -betrokkenen zodat die vanuit hun eigen blik hun immaterieel-erfgoedpraktijk documenteren. Zo dragen erfgoedorganisaties bij aan bewustwording en dragen ze mee zorg voor de variatie, meerstemmigheid en gelaagdheid van immaterieel-erfgoedpraktijken.  

Voorbeelden uit de praktijk